Reisekostenabrechnung des Arbeitnehmers – Tipps und Empfehlungen

Fallen durch eine Auswärtstätigkeit innerhalb des Unternehmens Kosten für den Arbeitnehmer an, kann der Arbeitnehmer diese in der Reisekostenabrechnung gegenüber dem Arbeitgeber oder in der eigenen Steuererklärung geltend machen. Dabei sollte man jedoch einige Grundsätze beachten, um letztendlich die Reisekosten in voller Höhe erstattet zu bekommen. Hier erfahren Sie,

• Dass es drei unterschiedliche Ansätze gibt, um Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung geltend zu machen und diese individuell bestimmt werden sollte.
• Wie die Verpflegungspauschalen die Kosten abdecken, die durch die kostenintensivere Verpflegung unterwegs zustande kommen.
• Dass nicht alle Kosten, die auf einer Dienstreise entstehen, automatisch Reisekosten sind.
• Dass vor allem der korrekte und genaue Nachweis aller Ausgaben mit Beleg auf Dienstreise von Bedeutung ist, um diese geltend machen zu können.

Die korrekte Abrechnung der Geschäftsreise im Unternehmen erspart Unannehmlichkeiten

Die Reisekostenabrechnung einer Dienstreise ist für Reisende und Unternehmer ein schwieriges und zumeist aufwendiges Unterfangen. Unklarheiten über die einzelnen Richtlinien und Pauschalen sind an der Tagesordnung und sorgen dafür, dass man schnell im Rechte-Dschungel Deutschlands verloren geht. Wir helfen Ihnen, sich in Ihrer Spesenabrechnung zurechtzufinden und zeigen Ihnen, welche Nachweise Sie benötigen.

Die korrekte Reisekostenabrechnung spart ihnen viele Unannehmlichkeiten.

Reisekosten umfassen alle Aufwendungen, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen. Der Gesetzgeber grenzt den Begriff Dienstreise dazu klar ab. Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer dienstlich außerhalb der Wohnung und dem Arbeitsort vorübergehend tätig wird. Die Kosten werden dann über die Dauer von drei Monaten anerkannt, darüber hinaus gilt der Einsatzort automatisch als „regelmäßige Arbeitsstätte“. Eine Ausnahme gilt, wenn der Arbeitnehmer innerhalb der drei Monate an mehreren unterschiedlichen Tätigkeitsorten beschäftigt ist.

Außerdem ausgenommen sind Auswärtsaufenthalte, wenn diese im Vergleich zur Arbeit im Unternehmen untergeordnet sind. Ist ein angestellter Architekt beispielsweise für längere Zeit auf einer Baustelle tätig, liegt keine regelmäßige Arbeitsstätte vor und der Anspruch auf Reisekostenerstattung besteht unabhängig von der Beschäftigungsdauer.

Im Einzelnen gliedern sich die Reisekosten noch einmal in Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten auf.

Fahrtkosten auf Dienstreise: drei Ansätze zu Abrechnung

Neben den Fahrten zur sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“, die den Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte bezeichnet, zählen auch Aufwendungen für Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Reiseziel und Zwischenheimfahrten zu den Fahrtkosten. Allerdings lassen sich nur letztere auch als Reisekosten angeben. Dabei unterscheidet man, ob diese Fahrten mit einem eigenen Auto, einem Dienst- oder Mietwagen oder anderen Verkehrsmitteln durchgeführt werden. Kosten, die aus der Benutzung eines Mietwagens entstehen sowie solche für Flugzeug, Bahn, Bus usw. können in voller Höhe erstattet werden und müssen durch entsprechende Belege nachgewiesen werden.

Nutzt der Arbeitnehmer ein Privatfahrzeug für die Dienstreise, ergeben sich drei Ansätze zur Abrechnung:

1. Die Kosten werden in tatsächlicher Höhe mittels Einzelnachweis abgerechnet. Voraussetzung dafür ist eine genaue Führung eines Fahrtenbuches, das Auskunft über Gesamtkosten, Jahresfahrleistung und beruflich gefahrene Kilometer gibt.
2. Ein fahrzeugindividueller Kilometersatz kann die Fahrtkosten in tatsächlicher und genauer Höhe abrechnen. Auch dazu bedarf es der Führung eines Fahrtenbuches. Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz kann durch Einzelnachweis über einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelt werden.
3. Die Abrechnung erfolgt anhand einer Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Auto-Kilometer, bei Mopeds und Motorrädern beträgt diese 20 Cent. Die Pauschale für Fahrräder und andere Fahrzeuge sowie die zusätzliche Vergütung von Mitfahrern wurde im Jahr 2015 abgeschafft.

Dokumentieren Sie ihre Fahrtkosten mithilfe eines Fahrtenbuches

Welche Methode für Sie geeignet ist, entscheidet sich nach den Kosten des Fahrzeugs und dem Aufwand, den Sie sich mit dem Nachweis zumuten möchten. Mit der Kilometerpauschale sind theoretisch alle Kosten von Kraftstoff bis hin zu Versicherung und Instandhaltung abgedeckt. Allerdings umfasst die Pauschale meist nur das Minimum der möglichen Kosten. Möchten Sie die genauen Kosten Ihres Fahrzeuges während einer Dienstreise abgedeckt wissen, empfiehlt sich die Führung eines Fahrtenbuches. Dieses erfordert die Dokumentation der genauen Fahrtlängen, -anlässe und -kosten, das lohnt sich besonders dann, wenn Sie das Gefühl haben, die Kilometerpauschale deckt die Nutzungskosten Ihres Autos während der Dienstreise nicht ab.

Noch mehr Aufwand nimmt die Ermittlung des fahrzeugindividuellen Kilometersatzes in Anspruch, bietet dafür allerdings die höchste Genauigkeit. Dazu ist eine 12-monatige Aufzeichnung aller Kosten (Kraftstoff, Reparatur, Ersatzteile, Abschreibungen, Steuern, Garagenmiete, Versicherungen etc.) nötig, aus denen sich schließlich der fahrzeugeigene Verbrauch berechnet. Das lohnt sich besonders bei kosten- und wartungsintensiven Fahrzeugen und ist dann der Pauschale vorzuziehen.

Die Richtige Dokumentation erspart Ihnen bei der Reisekostenabrechnung viel Aufwand.

Beispiel:

Bei einer Gesamtjahreslaufzeit eines Autos von 27.000 Kilometer und Gesamtjahreskosten von 12.000 Euro, ergibt sich ein fahrzeugindividueller Satz von 0,44 Euro pro gefahrenem Kilometer. Bei einer Dienstreise von 130 Kilometer betragen die Fahrtkosten demnach 57,20 Euro. Zum Vergleich: setzt man die 30-Cent-Pauschale an, ergeben sich Fahrtkosten von lediglich 39 Euro. Anders herum kann der individuelle Kilometersatz aber auch geringer ausfallen, dann lohnt sich die Abrechnung mittels Pauschbetrag.

TIPP:

Mit einem Fahrtenbuch kann man nichts falsch machen. Dokumentieren Sie Ihre Fahrten und Kosten und entscheiden Sie anschließend, ob die Pauschale günstiger ist oder nicht.

Übernachtungskosten auf Dienstreise – pauschal oder tatsächliche Höhe?

Übernachtungen im Hotel, Fremdenzimmer, Appartement oder ähnlichem können als Übernachtungskosten in der Spesenabrechnung angegeben werden. Diese Kosten können in ihrer tatsächlichen Höhe abgerechnet werden. Abzugrenzen sind Hotelpreise inklusive Frühstück bei denen sich die anteiligen Kosten nicht eindeutig trennen lassen. In dem Fall ist der Gesamtbetrag der Verpflegungspauschale um 20 Prozent des 24-Stundenpauschbetrags (24€) für Reisen innerhalb Deutschlands zu kürzen. Im Ausland werden entsprechend 20 Prozent des dort geltenden Pauschbetrags abgezogen.

Verpflegungsmehraufwand: entscheidend ist die Dauer der Abwesenheit

Die Verpflegungspauschale deckt die Kosten ab, die der Reisende zu tragen hat, weil er sich außerhalb der eigenen Wohnung aufhält und sich infolgedessen nicht so günstig verpflegen kann wie zuhause.

Die Verpflegungspauschale richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit sowie nach dem An- und Abreisetag und entscheidet sich wie folgt:

TIPP:

Die Über-Nacht-Pauschale ist insoweit günstig, wenn der Unternehmer von einem Tag auf den anderen unterwegs ist, an den einzelnen Tagen aber jeweils unter den 8 Stunden bleibt. Beginnt die Reise nach 16 Uhr und endet vor 8 Uhr des Folgetages können Sie bei einer Gesamtdauer von über 8 Stunden trotzdem 12 Euro Verpflegungspauschale abrechnen.

Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit im Inland gewährt der Gesetzgeber für den Anreisetag generell eine Pauschale in Höhe von 12 Euro. Dabei ist es unerheblich ob die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt.

Beispiel für eine Inlandsreise mit Hotelfrühstück:

Der Arbeitnehmer tritt seine Reise um 17 Uhr an und kehrt am übernächsten Tag gegen 14 Uhr zurück. Er nimmt zweimal ein Frühstück im Hotel zu sich. Die Verpflegungspauschalen betragen dann:

Wird ein Arbeitnehmer zum Essen eingeladen oder anderweitig bewirtet, gelten die gleichen Regeln wie für den Abzug des Hotelfrühstücks. In dem Fall werden 20 Prozent des Pauschbetrages für Frühstück (4,80 Euro) sowie 40 Prozent für Mittag- und Abendessen (9,60 Euro) von der zur Verfügung stehenden Verpflegungspauschale abgezogen.

Für Dienstreisen im Ausland gelten andere Pauschalen. Die jeweiligen Beträge finden Sie hier:

Bei Auswärtstätigkeiten gibt es zwei Pauschalen. Für An- und Abreisetag sowie Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit werden 80% des Auslandstagegeldes nach dem Bundesreisekostengesetz gewährt und für den Zwischentag mit 24 Stunden Abwesenheit werden 120% des Auslandstagegeldes gewährt.

Für Auslandsreisen ergeben sich zusätzlich noch ein paar Besonderheiten. Bei Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland an einem Tag ist die entsprechende Auslandstagespauschale maßgebend. Die Auslandspauschale kommt auch bei der Rückreise vom Aus- ins Inland zum Tragen, es gilt dann die Regelung des Landes, in dem der Arbeitnehmer zuletzt tätig war. Bei Reisen vom Inland ins Ausland bzw. innerhalb des Auslandes gilt der Tagesgeldsatz des vor 24 Uhr zuletzt erreichten Landes.

Beispiel für eine Auslandsreise nach Madrid:

Als Verpflegungsmehraufwand können ersetzt werden:

Reisenebenkosten auf Dienstreise

Reisenebenkosten können sehr vielfältig sein und fallen bei nahezu jeder Dienstreise an. Auch diese können durch Rechnungen, Quittungen oder Eigenbelege angegeben werden. Einige Beispiele für Nebenkosten sind Parkgebühren, Trinkgelder, Telefonkosten, Eintrittsgelder, aber auch Unfall- und Wertverluste.

Nicht als solches können Ausgaben abrechnet werden, die dem Arbeitnehmer rein aus freizeitlichen Beschäftigungen entstehen (Museumsbesuche, Stadtrundfahrten) sowie Gebühren für Pay-TV oder private Telefongespräche. Auch Reisemittel wie beispielsweise Koffer, Wecker oder ein Reiseföhn gelten nicht als Reisenebenkosten, lassen sich allerdings in manchen Fällen als Arbeitsmittel mit erhöhtem Verschleiß von der Steuer absetzen.

Allgemeine Grundsätze zur korrekten Erstellung der Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung ist formlos und bedarf daher keiner Unterschrift oder einer gesetzlichen Vorlage. Sie finden im Internet zahlreiche Formulare, die sich für die Angabe der jeweiligen Kosten eignen. Achten Sie jedoch darauf, dass sich die gesetzlichen Pauschbeträge und Regelungen schnell ändern können und meist für jedes Jahr neu berechnet werden.

Ob und in welcher Höhe die Reisekosten abgerechnet werden können, entscheidet sich allerdings nicht nur nach den jeweiligen Kosten und Pauschalen, sondern auch nach den individuellen Regelungen im Arbeitsvertrag. Informieren Sie sich also bereits vor Reiseantritt, inwieweit der Arbeitgeber die Kosten übernimmt.

Generell sollten Arbeitnehmer für eine korrekte Geltendmachung in der Reisekostenabrechnung alle Rechnungen, Quittungen und Belege aufbewahren, die während der Dienstreise anfallen. Diese Nachweise darf der Arbeitnehmer keinesfalls verändern, schon ein Zerschneiden oder Aufkleben verhindert unter Umständen die Anerkennung der Belege. Ist für einen Posten mal kein Beleg vorhanden, kann der Aufwand auch mit einem Eigenbeleg nachgewiesen werden. Dieser beinhaltet eine genaue Aufstellung der Ausgaben, Datum und Dauer der Tätigkeit sowie eine Nennung involvierter Personen und sollte anschließend vom Reisenden unterschrieben werden.

Bleiben Sie bei Ihrer Reisekostenabrechnung stets organisiert.

Schon bei der Organisation der Reise und der anschließenden Angabe der Spesen auf der Abrechnung sollte der Arbeitnehmer darauf achten, dass diese verhältnismäßig sind. Der Arbeitgeber kann Luxushotels und unnötige Ausgaben in der Reisekostenabrechnung ablehnen, sofern er diese im Vorfeld nicht ausdrücklich genehmigt hat. Auch zusätzliche Kosten, beispielsweise für Mitreisende, muss der Arbeitnehmer als unbedingt notwendig begründen, damit diese Anerkennung finden. Reist ein Arbeitnehmer zum Beispiel mit einer zweiten Person, so reicht als Begründung bereits, dass diese als Dolmetscher fungiert. Gleiches gilt, wenn eine Begleitperson aufgrund von Krankheit oder Behinderung notwendig ist.

TIPP:

Begleitet Sie eine zweite Person und können Sie deren Mitnahme nicht beruflich begründen, empfiehlt sich die Planung der Reise über ein Wochenende oder Feiertage, die Sie für private Ausflüge nutzen können.

Stand März 2017 • Alle gesammelten Daten und Informationen wurden unter Mitwirkung von Steuerberater Marco Lipowski (www.stb-lipowski.de) im März 2017 erhoben.

Download:

• Reisekostenabrechnung-Checkliste für den Arbeitnehmer als PDF
• Reisekostenabrechnung-Checkliste für den Arbeitgeber als PDF

Quellen:

• „Reisekosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen“ – FinanzTip
• „Steuerfreier Ersatz von Reisekosten“ – IHK Stuttgart
• „Verpflegungsmehraufwand für 2017 richtig berechnen“ – BizTravel

Zusammengefasst: