Reisekosten im Unternehmen steuerlich geltend machen

Die Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist eine heikle Angelegenheit und löst schnell Panik unter Unternehmern hervor. Dabei ist bei ordnungsgemäßer Aufzeichnung und Dokumentation der Reisekosten nichts zu befürchten.

Hier erfahren Sie,

• Dass vor allem Vollständigkeit und der korrekte Nachweis aller Reisekosten entscheidend ist, um die Ausgaben steuerlich geltend machen zu können.
• Welche Reisekosten für den Unternehmer als Betriebsausgaben gelten und den Gewinn kürzen.
• Dass private und geschäftliche Ausgaben auf Geschäftsreise strikt vorgenommen werden müssen.
• Dass Geschenke und Mitbringsel für Geschäftspartner nur bis zu einer Höhe von 35 Euro abgezogen werden können.

Ohne Fallstricke durch die Betriebsprüfung

Meldet sich das Finanzamt zu einer Betriebsprüfung an, sorgt das meist für Unruhe. Die Angst des Unternehmers, etwas übersehen oder einen Fehler gemacht zu haben, löst meist ein mulmiges Gefühl in der Magengegend hervor. Auch bezüglich der Reisekostenabrechnung können schnell einmal Unklarheiten oder Berechnungsfehler entstehen. Dabei ist mit ausreichender Vorbereitung und etwas Sorgfalt auch diese Prüfung schnell und problemlos überstanden. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten sollten und mit welchen Fragen seitens der Prüfer zu rechnen ist.

Betriebsprüfungen kontrollieren die ordnungsgemäße Abführung der Steuern. Sie sind bei allen gewerblichen Betrieben zulässig und treffen eigentlich jeden Unternehmer während seiner Laufbahn mindestens einmal. Darüber hinaus können Prüfungen auch außerplanmäßig angeordnet werden, wenn das Finanzamt dazu eine Veranlassung, wie etwa Unregelmäßigkeiten im Betriebsablauf oder den Umsatz- oder Verlustzahlen, sieht.

Was muss eine Reisekostenabrechnung enthalten um vom Finanzamt anerkannt zu werden?

Eine Reisekostenabrechnung ist formlos zu halten, muss also keinen genauen Vorgaben hinsichtlich des Aufbaus folgen. Dennoch sollten Sie auf einige Bestandteile in der Reisekostenabrechnung achten und Ihre Mitarbeiter gegebenenfalls auf die notwendige Vollständigkeit hinweisen. Nur so kann der Betriebsprüfer Reisekostenabrechnungen ohne Zweifel anerkennen. Zu diesen Bestandteilen zählen:

• Name des Arbeitnehmers
• Zeitraum der Reise
• Ort oder Route der Reise
• Grund der Reise (Nachweis der betrieblichen Veranlassung)
• Aufgewendete Kosten + Belege (Unterkunft, Reisenebenkosten)
• Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten
• Eventuelle Kürzung für Frühstück oder andere Mahlzeiten
• Gesamtbetrag der Reisekostenabrechnung

Bei der Reisekostenabrechnung dürfen bestimmte Details nicht fehlen.

Zur korrekten Gültigkeit der Reisekostenabrechnung ist es außerdem zwingend erforderlich, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber durch Unterschrift bestätigt, dass er den Betrag der aufgewendeten Reisekosten erhalten hat. Der Prüfer kann einen solchen Nachweis verlangen. Eine Unterschrift in der Reisekostenabrechnung selbst ist nicht unbedingt nötig.

Es empfiehlt sich zudem, die Rückerstattung der Reisekosten gegenüber dem Arbeitnehmer unbar vorzunehmen. Mittels Überweisung oder beispielsweise Extraposten in der Lohnaufstellung ist der Nachweis in jedem Fall ordnungsgemäß dokumentiert.

Wie sollten Reisekosten vom Unternehmer ausgewiesen werden?

Reisekosten sind für das Unternehmen Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG). Diese kürzen den Gewinn und schmälern damit die Bemessungsgrundlage der Einkommens-, Körperschafts- und ggf. Gewerbesteuer. Für Unternehmer gelten teilweise die gleichen Richtlinien zum Steuerabzug wie für Arbeitnehmer bei der privaten Steuererklärung. Jedoch gibt es für Arbeitgeber nicht nur einige Ausnahmen, bei ihnen schaut das Finanzamt oftmals auch genauer hin.

Das Finanzamt prüft die Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben besonders genau. Der Arbeitnehmer sollte sie daher lückenlos nachweisen, um Ärger bei der Betriebsprüfung zu vermeiden. Sorgen Sie daher dafür, bereits beim Reiseantritt privates und geschäftliches strikt zu trennen, denn auch der Betriebsprüfer weiß, wie einfach sich Urlaub und Dienstreise verbinden lassen. Achten Sie darauf, alle Belege aufzuheben und die Unterlagen genau zu dokumentieren, sodass Sie im Notfall auch noch Jahre später plausibel den betrieblichen Anlass Ihrer Reise begründen können. Dies könnte ein Einladungsschreiben, der Ablaufplan eines Seminars oder das Protokoll einer Besprechung sein.

 Eine ordentliche Dokumentation der Einzelnachweise zahlt sich aus

Wichtig für die Angabe beim Finanzamt sind vor allem die vollständigen Einzelnachweise mit gesondertem Umsatzsteuerausweis, denn nur so kann die Vorsteuer korrekt abgesetzt werden. Da von Pauschalen keine Vorsteuerbeträge geltend gemacht werden können, sollte allerdings eine Rechnung über die genauen Kosten vorgezogen werden. Das ist beispielsweise bei den Verpflegungskosten oder der Kilometerpauschale der Fall. Hier empfiehlt sich eine genaue Kostenaufstellung für die Nutzung des Autos, mit weniger Aufwand verbunden sind Bahn- oder Flugtickets. Damit das Finanzamt die Rechnung anerkennt, muss diese auf den Unternehmer ausgestellt sein. Hierauf müssen im Besonderen Arbeitnehmer auf Dienstreisen achten.

Reisekosten können sich Arbeitnehmer häufig erstatten lassen.

Der Unternehmer kann Kosten für Fahrten, Verpflegung, Übernachtung nach den bekannten Richtlinien (Verlinkung zu Tipps zur Reisekostenabrechnung) absetzen. Jedoch empfiehlt sich immer die Angabe der tatsächlichen Ausgaben, da diese die Umsatzsteuer ausweisen und außerdem die Gesamtkosten abdecken. Pauschal kann der Arbeitnehmer die gängigen Beträge für Verpflegung und Fahrtkosten ansetzen. Alternativ kann er auch das Nächtigungsgeld mit einem Pauschbetrag von 20 Euro ansetzen.

Grundsätze für die Bewirtung von Gästen auf Dienstreisen

Spesen, die bei der Bewirtung von Geschäftspartnern auf Dienstreisen anfallen, können zu 70 Prozent abgezogen werden, wenn nachgewiesen wird, dass die Bewirtung der Werbung dient und die betriebliche oder berufliche Veranlassung überwiegt. Das ist beispielsweise gegeben, wenn das Essen Anlass für einen Geschäftsabschluss ist. Jedoch sind vom Betriebsprüfer auch Ausgaben für Bewirtung von Geschäftspartnern zu tolerieren, bei denen letztendlich kein Vertragsabschluss zustande kam.

Um die Ausgaben gelten zu machen, benötigt der Arbeitnehmer einen Bewirtungsbeleg, der folgende Angaben enthält: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen. Besonders wichtig ist die genaue Aufschlüsselung der einzelnen Posten (Getränke, Vorspeise, Hauptspeise etc.). Trinkgelder sollten der Kellner im Idealfall separat quittieren und auch generell sollte der Umfang des Geschäftsessens angemessen sein.

Nicht abzugsfähige Reisekosten

Nicht als Betriebsausgaben abgesetzt werden dürfen sogenannte Repräsentationsaufwendungen. Dazu zählen Geschenke und Mitbringsel für Geschäftspartner. Diese dürfen nur abgezogen werden sofern sie Kosten von 35 Euro nicht übersteigen.

Des Weiteren kann nichts abgesetzt werden, das nicht bereits ordnungsgemäß dokumentiert und nachgewiesen wurde. Belege, die erst nachträglich und längere Zeit nach dem Zeitpunkt der Kostenentstehung ausgestellt werden, werden demnach oftmals nicht anerkannt.

Stand März 2017 • Alle gesammelten Daten und Informationen wurden unter Mitwirkung von Steuerberater Marco Lipowski https://www.stb-lipowski.de im März 2017 erhoben.

Downloads:
Reisekostenabrechnung-Checkliste als PDF

Quellen:

„Merkblatt Reisekosten“ – Schwan Steuerberater