Reisekosten Tipps – Steuerberater Marco Lipowski im Interview

Marco Lipowski (stb-lipowski.de) ist seit 2004 in der Steuerbranche tätig und arbeitete zunächst als Steuerfachangestellter bis im März 2012 die Bestellung zum Steuerberater erfolgte. Mit den beiden Kanzleien in Eisenberg und Jena betreut er Unternehmen ganzheitlich in sämtlichen steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen. Zum Thema Reisekosten im Unternehmen stand Herr Lipowski für ein Interview bereit. Er konnte dabei Fragen klären, die oftmals für Missverständnisse und Unklarheiten in der Reisekostenabrechnung sorgen.

Das Interview wurde im März 2017 durchgeführt.

Zählt die Fahrzeit zur Abwesenheit dazu? Kann die Verpflegungspauschale angesetzt werden, wenn ein Außentermin beispielsweise 6 Stunden andauert und die Fahrt dorthin zusätzlich 3 Stunden? Zählt dann nur die Dauer des Termins für die Veranschlagung der Verpflegungspauschale?

Antwort: Die Dienstreise beginnt, wenn man die Haustür verlässt und endet, wenn ich die Dienstreise offiziell abschließe. Dies ist üblicherweise dann der Fall, wenn ich wieder die eigene Haustür betrete. Es kann aber auch vorliegen, wenn ich noch auf dem Heimweg bei Bekannten oder Verwandten einen Halt einlege. Bei einer insgesamt andauernden dienstlich veranlassten Abwesenheit ab 8 Stunden kann der Arbeitnehmer also durchaus eine Verpflegungspauschale (12€) ansetzen, auch wenn die Geschäftsreisenden einen Großteil der Zeit in einem Auto verbracht haben.

Kann man eine Pauschale vom Arbeitgeber verlangen, beziehungsweise die Kosten in der eigenen Steuererklärung geltend machen, wenn man bei einer Dienstreise privat unterkommt und privat verköstigt wird?

Antwort: Einen grundsätzlichen Anspruch auf Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen und einen Ansatz bei der privaten Steuererklärung gibt es immer. Die Pauschalen gelten entsprechend und orientieren sich nur an der Zeit der Abwesenheit. Wie und wo man tatsächlich untergebracht ist, spielt nicht zwingend eine Rolle, das gilt auch für die Unterbringung bei Freunden. Tatsächlich ist es aber auch so, dass, wenn einem keine Mehrkosten entstehen, man auch theoretisch keine Mehrkosten geltend machen kann. Der Arbeitgeber kann die Kosten im Rahmen der üblichen Pauschalen steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Sollten jedoch tatsächlich Kosten angefallen sein und der Arbeitgeber diese tragen, entfällt die pauschale Vergütung allerdings. (Beispiel: Übernachtung inklusive Verpflegung mit Frühstück, Mittag und Abendbrot).

Können private Telefongespräche oder anderweitige private Kommunikation während einer Dienstreise geltend gemacht werden? Beziehungsweise ab wann ist das möglich, besonders wenn der Aufenthalt beispielweise mehrere Wochen andauert?

Antwort: Private Telefongespräche sind, wie die Bezeichnung schon sagt, privat veranlasst und der Arbeitnehmer darf sie somit nicht steuerlich geltend machen. Ausnahme ist hier, die im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung anfallenden Telefonate. Diese kann der Arbeitnehmer unter Umständen als Werbungskosten im Rahmen dieser doppelten Haushaltsführung geltend machen.

Interessant ist der Fall, wenn Arbeitnehmer mit Ihrem privaten Telefon geschäftliche Gespräche führen. Hier besteht die Möglichkeit, diese Kosten anteilig geltend zu machen bzw. kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer solche Kosten erstatten. Hier ist ein Betrag bis 20,00 € im Monat möglich und wird bei entsprechender Dokumentation und Darstellung des Sachverhaltes auch regelmäßig von den Finanzämtern so akzeptiert.

Was ist maßgebend für die Beurteilung, ob eine betrieblich- bzw. geschäftliche Veranlassung bei einer Bewirtung vorliegt?

Antwort: Hier muss man ganz klar sagen, dass es nicht darauf ankommt, wer die handelnden Personen sind, sondern eher, aus welchem Anlass heraus sie Bewirtung beanspruchen oder das Geschäftsessen tätigen. Gehen zum Beispiel zwei Geschäftspartner zusammen mit Ihren Frauen in ein Restaurant um zukünftige geschäftliche Projekte zu besprechen, sind die Kosten der Bewirtung zu 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig. Das Essen ist auch dann überwiegend betrieblich veranlasst, wenn neben dem Geschäftlichen Privates besprochen wird. Treffen sich diese Personen aber, weil Sie sich außerhalb der Geschäftswelt auch privat gut kennen und gemeinsam den Urlaub planen wollen, dann ist die Veranlassung im privaten Bereich zu suchen und somit ist kein Abzug der Kosten als Betriebsausgabe möglich.

Welche Kosten können von der Dienstreise noch abgesetzt bzw. mit Pauschalen vergütet werden, wenn ein Krankheitsfall eintritt? Wie verhält es sich, wenn der Geschäftsreisende seinen Aufenthalt verlängern muss, weil er gesundheitlich beispielsweise nicht in der Lage ist, zum geplanten Zeitpunkt zurück zu reisen, wodurch zusätzliche Kosten entstehen würden?

Antwort: Im Falle einer Erkrankung während einer Dienstreise muss man ganz klar sagen, dass hier auch die Kosten, die wegen der krankheitsbedingten Verlängerung eintreten, als Aufwendungen im Rahmen der Dienstreise abzugsfähig sein müssen.

Ich muss aber auch betonen, dass der Sachverhalt und die Verursachung immer eine Rolle spielen. Man muss wirklich genau prüfen, was tatsächlich vorliegt. Ist der Erkrankung ein Unfall vorausgegangen, gilt es, klar zu differenzieren. Erfolgte der Unfall im Rahmen der Dienstreise oder im privaten Bereich? Geht der Arbeitnehmer auf Geschäftsreise abends in eine Bar und bricht sich dort das Bein, so ist der Grund eher privater Natur, eine Erkältung infolge von schlechtem Wetter zum Zeitpunkt der Dienstreise ist allerdings eher im Rahmen der Dienstreise geschehen.

So oder so ist aber klar, dass der Arbeitnehmer die Anschlusskosten nach der Erkrankung wieder als Reisekosten ansetzen kann. Fraglich bleibt maximal, ob die Kosten während der Erkrankung als Reisekosten gelten. Hier spielt dann auch die Versicherungssituation des Reisenden eine Rolle. Dies bedarf einer individuellen Betrachtung.