Reiseplanung, -buchung und -abrechnung leicht gemacht: HRS SmartTrip

Häufig sind Geschäftsreisen mit viel Organisationsaufwand und Stress verbunden. Die Arbeit beginnt schon mit der Reiseplanung: Der Ablauf muss exakt organisiert sein, um die vereinbarten Termine und Treffen einhalten zu können. Sobald bekannt ist, wen Sie wann und wo treffen möchten, kann die Buchung der Verkehrsmittel und Hotels erfolgen. Abhängig vom Reiseziel, der Reisedauer und der Anzahl der Termine gilt es, eine sinnvolle Reiseroute festzulegen und womöglich mehrere Flüge, Bahnfahrten, Hotels oder Mietwagen zu buchen. Welche Verbindung ist die sinnvollste und wo bekommen Sie den besten Preis? All diese Fragen sind oftmals mit einem hohen Rechercheaufwand auf unterschiedlichen Webseiten verbunden. Oftmals müssen Reisende Kosten aus der eigenen Tasche vorlegen und Sie nach der Reise über eine Reisekostenabrechnung zurückfordern. Das All-in-One-Portal HRS SmartTrip, die neue Komplettlösung der HRS Group, zu der auch HOTEL DE gehört, hilft beim Reisemanagement. Das Portal für mittelständische Unternehmen vereinfacht Abläufe wie die Auswahl der Verkehrsmittel und Unterkünfte, deren Buchung, Bezahlung und Abrechnung auf einer einzigen Plattform. So spart die Verwendung des Tools wertvolle Zeit und obendrein auch noch Geld.

Die Vorteile für Manager

Sie sind Manager eines mittelständischen Unternehmens und möchten dafür sorgen, dass Dienstreisen zu den gewünschten Resultaten führen? Bedeutsam für ergebnisorientierte Reisen ist der Zusammenhang von Reiseziel, Grund für die Reise und dem Zeitpunkt der Durchführung. In vielen Fällen mag ein einziges Treffen zum richtigen Zeitpunkt mit den ausgewählten Geschäftspartnern ausreichen, um einen Vertrag abzuschließen. In anderen Fällen sind mehrere Meetings an verschiedenen Orten notwendig, die sich aber zu einer mehrtägigen Geschäftsreise zusammenfassen lassen, um so die Reisekosten zu senken. Unabhängig von Art und Dauer der Reise Ihrer Mitarbeiter haben Sie es mit HRS SmartTrip in der Hand, den Überblick über Reiseziele und -kosten zu behalten und obendrein durchschnittlich 22 Prozent der Reisekosten einzusparen. Diese Ersparnis resultiert aus der Wahl des jeweils vorteilhaftesten Reisebausteins, effizienten Prozessen, exklusiver Unternehmenskonditionen und der konsequenten Einhaltung der Reisekostenrichtlinie. Zusätzlich sparen Ihre Mitarbeiter mit der Nutzung von HRS SmartTrip wertvolle Zeit, die sie in ihre eigentliche Aufgabe investieren können.

Die Vorteile für Travel Manager und Business Traveller

HRS SmartTrip erleichtert sowohl Reiseplanern als auch geschäftlich Reisenden den Aufwand, der mit der Organisation einer Geschäftsreise verbunden ist. Hotel, Flug, Zug, Mietwagen, alles kann auf einer einzigen intuitiven Plattform gebucht werden. Durch einen übersichtlichen Kalender haben Sie alle Reisedaten immer im Blick, auch wenn Sie für mehrere Kollegen buchen. Die Bezahlung erfolgt direkt über die hinterlegte Firmenkreditkarte oder andere virtuelle Zahlungslösungen, sodass Sie nicht mehr in Vorleistung treten müssen. Auch Ihre individuellen Bonusprogramme können Sie hier nutzen und über Ihr bevorzugtes Programm Meilen oder Punkte sammeln. Nach der Reise kann die Reisekostenabrechnung schnell und digital erstellt werden, ganz ohne Papierkram und lästiges Zusammensuchen von Belegen. Das umfasst sogar Belege über weitere Reiseausgaben wie Bewirtungsbelege oder Taxiquittungen.

Individuelle Wünsche der Kollegen

Falls Ihnen die Reiseplanung innerhalb eines Konzerns obliegt, haben Sie mit HRS SmartTrip ein praktikables und zudem komplett kostenloses Instrument zur Verfügung. So umständlich und zeitaufwendig das Suchen und Buchen der am besten geeigneten An-/Abreisemöglichkeiten und eines gut gelegenen Hotels für mehrere Kollegen bislang waren, umso besser funktioniert es jetzt. Nachdem Sie die Reisekostenrichtlinien Ihres Unternehmens sowie die Reiseprofile und individuellen Präferenzen der Reisenden einmalig online eingetragen haben, ist es jederzeit möglich, das Firmenprofil sowie Einzelprofile aufzurufen. Für jede künftige Geschäftsreise sucht HRS SmartTrip die zu den Profilen passenden Reiseverbindungen und Hotels heraus. Binnen weniger Minuten können Sie dank dieser automatischen Vorauswahl eine Geschäftsreise für Kollegen buchen.

Überblick über Daten und Kosten

Womöglich sind Sie ein bereits recht erfahrener Mitarbeiter in puncto Geschäftsreiseplanung, der aber bislang auf viele verschiedene Informationsquellen zurückgreifen musste. Das kostet unnötig Zeit, die Sie sinnvoller nutzen können. Ungleich einfacher ist die Nutzung von HRS SmartTrip, da Sie jederzeit einen Überblick über sämtliche Reisedaten aller Kollegen auf nur einer einzigen Plattform haben. So wissen Sie auch im Notfall mithilfe eines People-Locators immer schnell und zuverlässig, wer sich gerade wo aufhält. Auch bei der Kostenkontrolle ist das zeitgemäße Travel Management System sehr hilfreich. Mithilfe von Reports können alle Reisen auf einen Blick nachvollzogen und Reiseausgaben immer im Blick behalten werden.

Fazit: HRS SmartTrip lohnt sich für Manager, Travel Manager und Geschäftsreisende

Unabhängig davon, ob Sie eine geschäftliche Reise planen möchten oder die Kontrolle über die Reisebuchungen Ihrer Mitarbeiter sowie Kollegen haben müssen, HRS SmartTrip ist eine wertvolle Unterstützung im Travel Management. Die Vorteile der All-in-One-Lösung umfassen folgende Punkte:

1. Alle Elemente einer Geschäftsreise (Hotel, Flug, Zug, Mietwagen) auf nur einer Plattform buchen
2. Firmenspezifische Reiserichtlinien und individuelle Wünsche der Reisenden hinterlegen
3. Eine Vorauswahl der Angebote, den hinterlegten Daten entsprechend
4. Intuitive Online-Buchung der erforderlichen Verkehrsmittel und bevorzugten Hotels
5. Bezahlung per Virtual Payment direkt auf Unternehmenskosten, sodass Reisende nicht in Vorleistung treten müssen
6. People-Locator, der für den Kristefall auf einen Blick zeigt, wer sich gerade wo aufhält
7. Jederzeitige Kontrolle der Reisebuchungen und –ausgaben durch Reports
8. Digitale Erstellung der Reisekostenabrechnung

Wenn auch Sie künftig Ihre geschäftliche Reiseplanung schneller und effizienter vornehmen möchten, ist HRS SmartTrip die perfekte Wahl.

Die Nutzung der praktischen Plattform ist kostenlos. Eine Anmeldung kann telefonisch, per E-Mail oder über ein Kontaktformular erfolgen.

1. Telefonnummer: 0221-2077 7777
2. E-Mail-Adresse: smarttrip@hrs.de
3. Zum Kontaktformular geht’s hier >