Mann mit Laptop in Liegestuhl am Strand

Dienstreise privat verlängern

Urlaub und Geschäftsreise klar trennen

Die Dienstreise wird gern in Kombination mit einem privaten Urlaub genutzt. Damit es im Nachhinein nicht zu Fragen bezüglich der Abrechnung der betrieblichen Reisekosten kommt, erfahren Sie hier:

  • Dass nur Reisen mit einem geschäftlichen Anteil von über zehn Prozent als Dienstreise gelten
  • Wie Sie Dienst- und Privatanteil vor, während und nach der Reise unbedingt getrennt halten, um Probleme bei der Abrechnung zu vermeiden
  • Dass geschäftliche Reisekosten trotz einer mitreisenden Privatperson nur in Höhe der Kosten gewährt werden, die bei einer Einzelreise entstanden wären
  • Wie Dienstreisen auch privat verlängert und dennoch als Reisekosten abgerechnet werden können, wenn das Unternehmen dadurch insgesamt Kosten sparen kann

Urlaub und Geschäftsreise bei der Geltendmachung klar trennen

Für Tausende Arbeitnehmer gehören langwierige oder kurz aufeinander folgende Businesstrips zum Berufsleben. Viele von ihnen möchten daher die Gelegenheit nutzen und die Dienstreise mit einer Privatreise verbinden. Besonders über das Wochenende lohnt sich ein kleiner Urlaub im Anschluss anstrengender Arbeitstage. Doch wenn nach der Dienstreise die Reisekostenabrechnung winkt, ist die Trennung von Urlaub und Geschäftlichem oftmals nicht mehr so einfach. Der Arbeitgeber möchte dann verhindern, dass er für private Unternehmungen bezahlt.

Als genereller Grundsatz gilt, dass Reisen mit einem Dienstreiseanteil unter zehn Prozent ausschließlich als Privatreisen anzusehen sind. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise während seines einwöchigen Urlaubs eine einstündige geschäftliche Besprechung hält, muss er die anfallenden Kosten für Hotel und Verpflegung vollständig selbst tragen.

Vor der Dienstreise – der betriebliche Anlass ist entscheidend

Findet der Privataufenthalt vor der Dienstreise statt, oder steht die Dauer der Dienstreise und die Dauer der Privatreise in einem unangemessenen Verhältnis, so ist eine Erklärung erforderlich, die belegt, dass das Dienstliche im Vordergrund steht und die Gesamtreise nur aufgrund dessen stattfindet. Beweisen lässt sich der betriebliche Anlass der Reise beispielsweise mit Anmeldebestätigungen bei Seminaren, Briefwechsel mit Geschäftspartnern oder Terminabsprachen mit Kunden und Lieferanten. Der Vorgesetzte muss diese Erklärung im Vorfeld bestätigen. Sprechen Sie also vor Reiseantritt unbedingt mit Ihrem Arbeitgeber, so können Sie  eventuelle Unklarheiten in Bezug auf die Anrechnung der Reisekosten klären.

Wichtig ist außerdem, bereits von vornherein die Kosten für Privates und Geschäftliches zu trennen, damit später keine Komplikationen bei der Abrechnung auftreten. Buchen Sie beispielsweise ein Hotelzimmer für zwei Personen, weil der Partner mitreist, so muss der Arbeitgeber die Rechnung für dieses Doppelzimmer nicht übernehmen. Hier ist ein Vergleichsangebot des Reisebüros oder Hotels vonnöten, das aufzeigt, welche Kosten für ein Einzelzimmer entstanden wären. Das gleiche gilt für alle anderen Kosten, die sich bei Mitnahme einer zweiten Person verändern.

Frau auf Dienstreise am Flughafen bei Sonnenuntergang

Wer sich vor der Dienstreise freie Zeit gönnt, blickt dem kommenden Meetings entspannt entgegen.

Beispiel:

Ein Geschäftsmann reist aufgrund eines betriebsbedingten Termins von Hamburg nach München. Da er nach dem Geschäftlichen mit seiner Ehefrau noch ein paar Tage in München bleiben möchte, reist diese direkt mit. Die Kosten für das Doppelzimmer betragen 100 Euro pro Nacht, das Einzelzimmer würde 60 Euro kosten. Der Arbeitgeber übernimmt die Differenzkosten von 40 Euro nicht. Das Hotel stellt das Vergleichsangebot zum Nachweis im Regelfall direkt bei der Buchung aus, wenn Sie dies angeben.

Während des Aufenthalts werden mit einem Mietfahrzeug 10 Kilometer zwischen Flughafen und Hotel, 20 Kilometer geschäftlich und 30 Kilometer privat zurückgelegt. Es entstehen Kosten von 120 Euro. In der Reisekostenabrechnung können nur die geschäftlich bedingten Fahrtkosten angegeben werden. Das betrifft im Beispiel die 20 Kilometer zu den Geschäftsterminen und die 10-Kilometer-Fahrt vom Flughafen zum Hotel. Auch wenn die Ehefrau bei dieser Fahrt dabei ist, wäre sie in jedem Fall nötig gewesen und verursacht keine Mehrkosten. Es entfallen demnach je 50 Prozent, also 60 Euro der insgesamt 120 Euro, für private und geschäftliche Fahrten.

Um die Kosten nachträglich trennen zu können, empfiehlt sich eine genaue Dokumentation mittels Fahrtenbuch.

Während der Dienstreise: private und geschäftliche Kosten trennen

Um die Kosten für die Betriebsreise bei der Rückkehr gegenüber dem Arbeitgeber geltend zu machen, ist es nötig, alle erforderlichen Belege aufzuzeigen. Dabei sollten Sie schon während des Aufenthalts darauf achten, private und geschäftliche Kosten stets zu trennen. Es empfiehlt sich, die einzelnen Bezahlungen mittels getrennter Kreditkarten vorzunehmen oder die privaten Angelegenheiten bar zu zahlen. In jedem Fall sind für die dienstlich veranlassten Kosten alle anfallenden Rechnungen und Quittungen sorgsam aufzubewahren. Sind diese nicht vorhanden, genügen auch Eigenbelege, die vom Reisenden selbst mit Betrag, Datum und Dauer des jeweiligen Postens dokumentiert und unterschrieben werden müssen.

Entstehen während der Dienstreise ungeplante freie Tage, die dienstlich veranlasst aber nicht zu vermeiden sind, können diese auch in der Reisekostenabrechnung angegeben werden, auch wenn der Arbeitnehmer diese Tage mit privaten Unternehmungen verbringt.

Beispiel:

Der Arbeitnehmer reist am Montag von Hamburg nach München um dort an Vertragsverhandlungen mit einem Geschäftspartner teilzunehmen. Die Verhandlungen finden am Dienstag statt und sollen erst am Donnerstag fortgesetzt werden, da die Gegenseite den Mittwoch für Besprechungen nutzt. Der Arbeitnehmer nutzt die Wartezeit und verbringt den freien Tag damit, sich München anzuschauen und nimmt an einer Stadtrundfahrt teil. Am Donnerstagabend reist der Angestellte nach dem Geschäftsabschluss schließlich zurück nach Hamburg.

Frau öffnet Vorhänge in einem Hotelzimmer

Sich während der Dienstreise freie Zeit zu gönnen sorgt für Entspannung.

Da der freie Tag geschäftlich bedingt ist und nicht verhindert werden kann, darf der Angestellte, sofern keine anderen Arbeiten anstehen, diesen Tag mit privaten Unternehmungen verbringen. Übernachtungs- und Verpflegungskosten für diesen zusätzlichen Tag können Arbeitnehmer normal als Reisekosten abrechnen. Lediglich die Stadtrundfahrt ist eine außerplanmäßige Ausgabe, die der Arbeitnehmer selber tragen muss.

Nach der Dienstreise: Anfangs- und Enddatum beachten

Wird die Urlaubsreise der Dienstreise direkt angehängt, lässt diese sich meist am einfachsten bezüglich Reisekostenabrechnung in privat und geschäftlich aufteilen. Hierzu sind ein eindeutiges Ende der Dienstreise und ein Anfangsdatum für die Urlaubsreise anzugeben, ab dem der Arbeitnehmer für seine Kosten selbst aufkommen muss.

Allerdings kann es auch vorkommen, dass ein betrieblich veranlasster Aufenthalt aus Kostengründen verlängert wird.

Beispiel:

Ein Geschäftsmann fliegt am Donnerstag von Hamburg nach München um dort einem Geschäftstermin nachzugehen. Die Rückreise ist am Freitag für 200 Euro Flugkosten geplant. Da der Flug allerdings am Sonnabend nur 100 Euro kostet, entscheidet sich der Angestellte nach Absprache mit seinem Arbeitnehmer, den Rückflug um einen Tag zu verschieben. Den Freitag verbringt der Geschäftsmann mit Freizeitgestaltung. Für den zusätzlichen Aufenthaltstag in Hamburg fallen die üblichen Übernachtungs- und Verpflegungskosten an. Diese belaufen sich auf 80 Euro insgesamt. Da die Verschiebung des Flugs bezogen auf die Gesamtkosten günstiger ausfällt, als wäre der Angestellte direkt nach dem Termin zurückgeflogen, ist die Abrechnung des zusätzlichen freien Tages in der Reisekostenabrechnung gestattet. Anstatt den ursprünglichen 200 Euro fallen nur Kosten von 180 Euro an, was den Arbeitgeber besserstellt.

 

Stand März 2017 • Alle gesammelten Daten und Informationen wurden unter Mitwirkung von Steuerberater Marco Lipowski (stb-lipowski.de) im März 2017 erhoben.

 

Quellen:

 

Von am 20.10.2017 unter Auf Geschäftsreise veröffentlicht.