Geschäftsreisedaten intelligent nutzen

Big Data: Nur wer seine Reisedaten kennt, kann sie auch intelligent nutzen

Daten sind ein Teil unseres täglichen Lebens und werden heute von vielen als die wertvollste Ressource bezeichnet. Da ist es nur logisch, dass das Thema Big Data mittlerweile in nahezu allen Branchen angekommen ist – natürlich auch in der Travel Industry. Die Reisedaten von Mitarbeitern sind für Unternehmen die wichtigste Quelle, um Potential für Prozessoptimierungen und Einsparungen zu analysieren, sowie die Budgetplanung und -kontrolle zu optimieren. Bei großen Konzernen ist es schon lange üblich, datengetriebene Reiseprogramme zu erstellen, die Reisenden und Unternehmen gleichermaßen helfen. Aber auch mittelständische Unternehmen sollten den Wert ihrer Daten nicht vernachlässigen. Da stellt sich die Frage: Kennt Ihr Unternehmen seine Reisedaten und nutzen Sie diesen Datenschatz auch optimal aus, um Kosten einzusparen?

Was ist überhaupt Big Data?

Die gesammelten Daten sind zu groß, zu komplex, zu schnelllebig oder zu schwach strukturiert – nichts Anderes beschreibt das Phänomen von Big Data. Das bedeutet, dass wir mit manuellen Methoden und herkömmlichen Analysen schlichtweg an unsere Grenzen stoßen, um Daten zu verstehen und die bestmöglichen Rückschlüsse daraus ziehen zu können.

Reisedaten vollständig sammeln: Haben Sie alle Buchungswege im Blick?

Die vier oben beschriebenen Herausforderungen treiben Ihnen möglicherweise schon den Schweiß auf die Stirn, dabei machen Sie vorab vielleicht schon einen Kardinalfehler: Sie erheben nicht alle relevanten Daten, sondern konzentrieren sich nur auf die, die Sie im Blick haben. Besonders wenn Reisende über unterschiedliche Buchungswege bei verschiedenen Anbietern buchen, gehen diese Daten verloren. Und selbst wenn Unternehmen diese Daten mit der Reisekostenabrechnung erhalten, heißt es noch lange nicht, dass diese Informationen in die Analyse einfließen, schließlich müssten die Daten manuell zusammengeführt werden.

Daten richtig verstehen: Werden alle Informationen verständlich aufbereitet?

Wenn Sie sicher sind, dass Sie alle Daten erheben, ist das erst die halbe Miete. Im zweiten Schritt gilt es, die relevanten Informationen so strukturiert aufzubereiten, dass Sie wirklich fundierte Entscheidungen ableiten können. Einige der wichtigsten Kennzahlen sind folgende:

  • Die Anzahl der Reisenden und der Reisen
  • Die Gesamtkosten für einen bestimmten Zeitraum und die Kosten pro Reise
  • Die Anzahl an Übernachtungen/Mietwagen/Bahnfahrten/Flügen gesamt und pro Destination
  • Den Anteil der verschiedenen Verkehrsmittel
  • Die Durchschnittsraten für alle Bausteine
  • Den Anteil an Buchungen außerhalb der Reisekostenrichtlinie

Und genau hier stehen Sie vor der nächsten Herausforderung: Werden Daten aus unterschiedlichen Quellen gesammelt, kostet es meistens wertvolle Zeit, Kennzahlen abzuleiten. Das Leben einfacher machen die richtigen Tools, die Daten in nutzbarem Format zur Verfügung stellen und bereits Handlungsempfehlungen aufzeigen.

Daten richtig aufbereiten

Daten theoretisch nutzen: Welche Rückschlüsse lassen Ihre Daten zu?

Haben Sie alle relevanten Daten gesammelt und Muster, Zusammenhänge und deren Bedeutung verstanden, kommt der schönste Teil: Sie ziehen die richtigen Schlüsse und optimieren so Ihr Business. Einen wahren Mehrwert bieten Ihnen Reisedaten beim Blick auf die Budgetplanung sowie das Monitoring des Budgets. Behalten Sie Ihre Ausgaben im Auge und drehen Sie an den richtigen Stellschrauben, um Ihr Geld optimal einzusetzen.

Einen weiteren Vorteil, der sich vor allem finanziell niederschlagen wird, ermöglichen Ihnen Einblicke über die meist genutzten Ziele, Hotels und Anbieter. Einerseits lassen sich so Standort- oder Kostenstellen-spezifische Statistiken erstellen, andererseits sind diese Daten ein perfektes Argument für Verhandlungen. Nutzen Ihre Reisenden oft einen bestimmten Anbieter für Mietwagen oder bevorzugen in einer Destination ein bestimmtes Hotel, springen hier vielleicht Sonderkonditionen heraus.

Reisedaten praktisch nutzen: Welche Vorteile haben Sie durch HRS SmartTrip?

Mit HRS SmartTrip hat die HRS Group, zu der auch HOTEL DE gehört, eine All-in-One-Lösung für Geschäftsreisen geschaffen. Über das extra für den Mittelstand konzipierte Portal können Sie nicht nur Hotels, Flüge, Züge und Mietwagen buchen, es vereinfacht auch Prozesse und senkt Kosten. Dabei helfen hinterlegte Reisekostenrichtlinien, individuelle Bezahllösungen, digitale Reisekostenabrechnungen und vor allem die Analyse der wichtigsten Ressource: Ihrer Daten.

HRS stellt Ihnen tagesaktuelle Statistiken über gebuchte Bausteine wie Hotels, Flüge, Züge und Mietwagen bereit und segmentiert diese Statistiken nach Anbieter. Der Vorteil für Sie: Durch die verständlich aufbereiteten Reports identifizieren Sie häufig genutzte Anbieter, so dass individuelle Firmenvorteile vereinbart werden können. Hinterlegen Sie danach einfach Ihre persönliche Account-Nummern von Mietwagenanbietern, Fluggesellschaften oder der Deutschen Bahn in Ihrem HRS SmartTrip Account. So buchen Sie in nur einem Portal alle individuell verhandelten Raten und sparen bei jeder Buchung bares Geld.

Das gleiche gilt natürlich für die Destinationen, in die es Ihre Reisenden besonders häufig zieht. Mit diesen Daten in der Hinterhand können Unternehmen an Hotels herantreten, um besondere Raten zu vereinbaren. Sie wissen nicht nur, wie oft die Reisenden in die Destination müssen, sondern kennen auch die exakte Anzahl an Übernachtungen pro Jahr, pro Monat oder pro Woche. Haben Sie eine Vereinbarung mit einem Hotel getroffen, lassen sich die individuell verhandelten Raten in HRS SmartTrip hinterlegen und buchen.

Daten richtig anonymisieren: Wie halten Sie Datenschutzrichtlinien ein?

In Zeiten von Facebook-Skandalen und verschärften Datenschutzrichtlinien drängt sich eine moralische Frage auf: Ist es legitim, wenn Unternehmen große Datenmengen ihrer Reisenden sammeln? Natürlich gehen hier die Meinungen auseinander. In HRS SmartTrip stellen wir sicher, dass Reisedaten nur berechtigten Personen zugänglich sind, die einer entsprechenden Datenschutzerklärung zugestimmt haben. Anderen Nutzern sind nur die eigenen Reisedaten zugänglich, nicht aber die Daten weiterer Reisenden im Unternehmen. So bewegen Sie sich als Unternehmen im Rahmen der Datenschutzrichtlinien, können aber trotzdem auf die wichtigste Ressource setzen, um Ihre Geschäftsreisen zu optimieren, sowohl im Sinne Ihres Unternehmens als auch auch im Sinne Ihrer Reisenden.

Teile diesen Artikel:
Von am 28.11.2019 unter Selbstmanagement und Erfolg veröffentlicht.