Tipps für Travel Arranger

7 Tipps für Travel Arranger, um kein Burnout zu bekommen

Wenn Sie bereits anfangen, diese Zeilen nur zu überfliegen, lassen Sie sich zu Beginn sagen: Es ist Ihre Zeit wert! Sicherlich warten viele wichtige, dringende Aufgaben auf Sie. Eine dieser stressigen Aufgaben ist die Organisation von Geschäftsreisen, die oft zeitkritisch ist. Wenn Sie sich aber genau JETZT einmal die Zeit nehmen, diesen Artikel aufmerksam zu lesen, die Ratschläge zu beherzigen und Ordnung ins Chaos zu bringen, sind Sie der Held Ihrer Kollegen – und verhindern, dass Sie irgendwann ein Burnout bekommen.

Diese Tipps helfen Ihnen, Ihre Travel Arranger Aufgaben effizienter durchzuführen, Kommunikationsaufwand zu reduzieren und so lange, hektische Arbeitstage zu vermeiden.

1. Nutzen Sie ein Travel Management System, dass alle Reisebausteine abdeckt

Als Travel Arranger müssen Sie viele Entscheidungen treffen und einige Bälle gleichzeitig jonglieren: Zug oder Flug? Welches Hotel ist das passende? Ist Flexibilität wichtiger als ein günstiger Preis? Kein Wunder, dass es Sie Nerven und lange Arbeitstage kostet, wenn Sie diesen Job noch neben Ihren anderen Aufgaben übernehmen. Bleiben Sie gelassen! Eins macht Ihren Job garantiert übersichtlicher und effizienter: Nutzen Sie ein System, in dem Sie alle Reisebausteine managen. Hotel, Flug, Zug und Mietwagen – Im Idealfall buchen Sie alles, was für eine Reise benötigt wird, in einem Durchgang. Das erspart Ihnen viel Aufwand für die Recherche bei verschiedenen Anbietern. Zudem schafft es Überblick, wenn Sie alle Buchungen in einem System verwalten und bei Bedarf ändern oder stornieren können. Auch wenn Sie nicht in der Position sind, zu entscheiden, welches System in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird, stoßen Sie sicherlich auf offene Ohren, wenn Sie das effiziente Travel Management System HRS SmartTrip der HRS Group zur Optimierung Ihres Jobs vorschlagen.

2. Entscheiden Sie, wer Reisen bucht

Kennen Sie das? Sie geben sich viel Mühe und investieren Zeit, um für einen Kollegen das beste Hotel möglichst nah am Messeort zu finden. Nachdem Sie es gebucht und den Kollegen informiert haben, meldet er sich und ist unglücklich. Er kennt das Hotel bereits und war beim letzten Aufenthalt unzufrieden. Zudem möchte er viel lieber im Stadtzentrum übernachten, um abends noch die Stadt zu erkunden. Sie sind verärgert und fangen von vorne an. Schließlich ist Ihnen die Zufriedenheit des Reisenden wichtig.

Denken Sie einmal über die Alternative nach, dass jeder Reisende seine Reisen selbst bucht! Diskutieren Sie es mit der verantwortlichen Person in Ihrem Unternehmen. Bei einer HRS Umfrage unter Reisenden mittelständischer Unternehmen gab die Mehrheit der Befragten an, dass sie ihre Reisen lieber selbst buchen würden. Es gibt Travel Management Systeme wie HRS SmartTrip, mit denen Sie als Travel Arranger weiterhin die Kontrolle behalten, da Sie alle Buchungen einsehen und bei Bedarf ändern können. Reisekostenrichtlinien werden im System hinterlegt, wodurch Reisende dabei unterstützt werden, Kostenlimits einzuhalten. Auch eine Bezahlmethode ist im System hinterlegt. Was spricht dagegen, die Wahl des favorisierten Hotels, des passenden Flug- oder Zugverbindung dem Reisenden selbst zu überlassen? Laut einer HRS Umfrage ist die Mehrheit der Reisenden glücklicher, wenn sie selbst die Wahl haben. Für Sie als Travel Arranger bedeutet es eine erhebliche Entlastung. Wichtig ist jedoch, dass Sie von den Reisenden verlangen, den vorgegebenen Buchungsweg einzuhalten, damit Sie alle Buchungen in einem System sammeln und so weiterhin die Kontrolle behalten.

3. Speichern Sie Infos der Reisenden dort, wo sie gebraucht werden

Vermeiden Sie es, Daten und Vorlieben der Reisenden in Excel, Ihrem Outlook-Postfach oder sonstigen Systemen zu speichern. Speichern Sie Daten an einem sicheren Ort, wo Sie sie auch verwenden – direkt in dem System, in dem Sie Buchungen vornehmen. In HRS SmartTrip gibt es für jeden Reisenden ein eigenes Profil. Einmal gepflegt, ist es dauerhaft gespeichert. Egal, ob der Reisende sein Profil selbst anlegt und seine Daten und Präferenzen einträgt, oder ob Sie das für ihn übernehmen – das Profil kann bei jeder Buchung, wer auch immer diese vornimmt, verwendet werden. Wir haben getestet, dass Sie Buchungen dadurch 15 Minuten schneller durchführen. Eines wird Ihre Reisenden besonders freuen: Sie können im Profil auch individuelle Bonusprogramm-Nummern hinterlegen.

4. Definieren Sie einen Prozess für Buchungsanfragen

Die meisten kommen per Mail, einige per Call oder per Chat andere werden persönlich vorgetragen – Buchungsanfragen. Wie behalten Sie den Überblick? Und wie stellen Sie sicher, dass Sie alle Daten erhalten, die Sie benötigen? Mehrmalige Rückfragen sind aufwändig und kosten Zeit. Falls es in Ihrem Unternehmen noch keinen einheitlichen Prozess für Anfragen gibt, ist jetzt die Zeit, einen zu installieren! Es bringt Sie einen großen Schritt nach vorne, gelassener zu werden. Erstellen Sie ein Template für Buchungsanfragen, zum Beispiel als PDF oder Excel und definieren Sie genau, welche Infos Sie von den Reisenden benötigen.

Ihr Template sollte folgendes beinhalten:

  • Wer reist?
  •  Von wann bis wann soll die Reise stattfinden?
  • Welche Bausteine werden benötigt (Hotel, Flug, Zug, Mietwagen, Chauffeurservice)?
  • Welche Präferenzen hat der Reisende (beispielsweise zur Lage des Hotels)?
  • Mit wem reist der Reisende gemeinsam?
  • Welcher Kostenstelle werden die Reisekosten belastet?

Haben Sie viele der Infos bereits in Ihrem Travel Management System gespeichert, wie zum Beispiel persönliche Daten, Standort und Kostenstelle sowie persönliche Präferenzen, vereinfacht das Ihr Template. Diese Infos müssen Sie nach einmaligem Speichern im System nicht mehr für jede Reise abfragen. Überlegen Sie auch, ob Genehmigungen notwendig sind und integrieren Sie diese gegebenenfalls direkt in Ihr Template.

Definieren Sie anschließend, wie und mit welchen Vorlaufzeiten die Buchungsanfrage einzureichen ist. Dokumentieren Sie den Prozess schriftlich und kommunizieren Sie Ihn innerhalb Ihres Unternehmens. Eine Kommunikation sollte entweder regelmäßig stattfinden, oder an einem Ort platziert sein, der immer für die Mitarbeiter zugänglich ist, wie beispielsweise das Intranet oder ein zugängliches Laufwerk.

Es wird immer wieder Kollegen geben, die Anfragen weiterhin am Prozess vorbeischleusen. Entweder, weil Sie den Prozess nicht kennen, oder weil sie keine Lust darauf haben. Bestehen Sie darauf, den Prozess einzuhalten. Sie werden sehen, es lohnt sich.

Tipps für Travel Arranger

5. Stellen Sie Reisenden alle Infos gesammelt an einem Ort zur Verfügung

Es gibt nicht nur Möglichkeiten, bei der Buchung Aufwand zu reduzieren, sondern auch danach. Stellen Sie den Reisenden alle Reiseunterlagen an einem Ort zur Verfügung – und zwar immer am selben Ort. Es erhöht Ihren Stresspegel, wenn Sie ständig mit Fragen bombardiert werden. Ist mein Flug schon gebucht? Wo finde ich mein Zugticket? Wie lautet die Anschrift meines Hotels? In HRS SmartTrip kann jeder Reisende sein eigenes Profil einsehen und findet dort alle Reiseunterlagen. Er erhält Buchungsbestätigungen sogar nach der Buchung durch einen Travel Arranger automatisiert an seine persönliche E-Mail Adresse. Das bedeutet, dass Sie sich die Benachrichtigung des Reisenden, dass eine Buchung für ihn getätigt wurde, sparen.

6. Sparen Sie sich aufwändige Rückerstattungen

Wie viele Reisekostenabrechnungen bearbeitet Ihr Unternehmen im Jahr? Belasten Sie Ihre Nerven nicht mit der Prüfung von Abrechnungen und Rückerstattungen. Bezahlen Sie Geschäftsreisen direkt auf Kosten des Unternehmens über eine virtuelle Payment Lösung. Damit tun Sie nicht nur sich als Travel Arranger etwas Gutes, sondern auch allen Reisenden. Oder möchten Sie gerne Reisekosten aus der eigenen Tasche vorstrecken und dann darauf warten, dass Ihr Unternehmen sie Ihnen zurückerstattet? Sicher nicht. Gerade bei längeren Auslandsaufenthalten kommen für Flug, Mietwagen und Hotel hohe Summen zusammen, die den Geldbeutel des Reisenden belasten.

7. Wissen Sie zuverlässig, wo sich Ihre Reisenden aufhalten

Ein wichtiger Faktor des Travel Arranger Jobs ist die Fürsorgepflicht gegenüber Reisenden Ihres Unternehmens. Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ein schlimmes Ereignis findet dort statt, wo einer Ihrer großen Kunden seinen Standort hat. Sie wissen, dass regelmäßig Mitarbeiter Ihres Unternehmens dorthin reisen. Bevor Sie in Panik ausbrechen, um herauszufinden, welcher Reisende sich gerade dort aufhält, öffnen Sie innerhalb einer Minute eine Weltkarte, in der Sie sehen, welcher Reisende wo ist. Sofort können Sie notwendige Schritte einleiten. Die beschriebene Funktion des People-Locators in HRS SmartTrip hilft Ihnen, gelassener zu bleiben.

 

HRS SmartTrip ist ein kostenfreies Travel Management System der HRS Group, zu der auch HOTEL DE gehört. Es hilft Travel Arrangern mittelständischer Unternehmen, Geschäftsreisen effizienter und günstiger zu organisieren. Durch spezielle Funktionen macht es den Job von Travel Arrangern stressfreier und attraktiver. Teilnehmende Unternehmen wählen selbst, ob Reisen durch Travel Arranger oder durch Reisende selbst gebucht werden. Die Nutzung des Systems ist kostenfrei. Eine Anmeldung erfolgt über ein Online-Anmeldeformular.

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Von am 14.10.2019 unter Selbstmanagement und Erfolg veröffentlicht.