Ratgeber Verpflegungspauschale

Zur Entschädigung für den Mehraufwand bei der Verpflegung auf Geschäftsreisen erhalten Dienstreisende eine Verpflegungspauschale. Dieser Ratgeber übersetzt die bürokratischen Regelungen in alltagstaugliche Hinweise. Er liefert die nützlichsten Informationen rund um das Thema Verpflegungspauschale und Verpflegungsmehraufwendungen und ergänzt diese mit konkreten Praxisbeispielen, sodass Sie für Ihre nächste Abrechnung gerüstet sind.

Verpflegungspauschale auf einen Blick

Die wichtigsten Informationen aus dem Artikel sind hier auf einen Blick zusammengefasst:

• Verpflegungsmehraufwand wird pauschal abgestuft nach Abwesenheit pro Tag berechnet
• Kürzung der Pauschalen durch Verpflegung, die vom Arbeitgeber auf Dienstreisen gewährt wird (z.B. Frühstück im Hotel)
• Mitternachtsregelung bei Dienstreisen über zwei Tage ohne Übernachtung (Arbeiten über Nacht) als Ausnahme der separaten Betrachtung der Pauschale pro Kalendertag
• Anpassung der Pauschale bei Reisen mit dienstlichem und privatem Anteil im entsprechenden Verhältnis
• Zusammenfassen von mehreren, kurzen Dienstreisen an einem Tag kann zum Ansatz einer Verpflegungspauschale führen

Zur Verdeutlichung sind die verschiedenen Szenarien jeweils mit einem Praxisbeispiel erläutert.

Grundsätzliches zum Verpflegungsmehraufwand

Für die Abrechnung der Verpflegungspauschalen ist es wichtig zu wissen, dass für den Gesetzgeber eine Dienstreise erst ab der Dauer von acht Stunden beginnt und für die Berechnung die jeweiligen Kalendertage separat betrachtet werden. Eine Ausnahme ist die Mitternachtsregelung (siehe Absatz „Interessante Szenarien aus der Praxis“). Grundsätzlich unterscheidet das Einkommensteuerrecht beim Verpflegungsmehraufwand folgende Pauschalen:

Wichtig:  Für den An- und Abreisetag gilt jeweils eine Pauschale in Höhe von 12 Euro. Die Dauer der Abwesenheit ist an diesen Tagen unerheblich.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer ist im Rahmen seiner Tätigkeit auf einer dreitägigen Dienstreise bei einem Kunden vor Ort. Er beginnt die auswärtige Tätigkeit am ersten Tag um 15 Uhr an seiner Wohnung, verbringt den zweiten Tag beim Kunden vor Ort und ist am dritten Tag um 17 Uhr zurück an seiner Wohnung. Es fallen folgende Verpflegungspauschalen an:

Im Zusammenhang mit einer länger andauernden Dienstreise, die jeweils am gleichen Ort ausgeführt wird, ist die 3-Monatsfrist zu beachten. Dauert die Auswärtstätigkeit an dem selben Ort länger als drei Monate, geht das Finanzamt nicht mehr von einer Dienstreise aus und der Ansatz der Verpflegungspauschale entfällt ab dem Beginn des vierten Monats.

Wichtig: Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen führt dazu, dass die 3-Monatsfrist von Neuem berechnet wird. In die Unterbrechungszeit zählen auch Krankheit und Urlaub.

Beispiel:

Ein Consultant hat einen länger andauernden Beratungseinsatz bei einem Großkunden des Unternehmens und ist dafür voraussichtlich sechs Monate beim Kunden vor Ort. Nach zwei Monaten fällt der Consultant auf Grund von Krankheit zwei Wochen aus und hat anschließend zwei Wochen geplanten Urlaub. Danach nimmt er seine Tätigkeit beim Kunden wieder auf.

• Berechnung der 3-Monatsfrist:
  

Grundsätzlich beginnt die 3-Monatsfrist mit Aufnahme der auswärtigen Tätigkeit. Durch die zusammenhängende Unterbrechung von vier Wochen durch Krankheit und Urlaub beginnt die Frist in diesem Beispiel mit der Wiederaufnahme der Auswärtstätigkeit von Neuem. Es kann also für fünf der sechs Monate der Dienstreise die Verpflegungspauschale geltend gemacht werden.

Kürzung der Verpflegungspauschalen

In bestimmten Szenarien kann es zu einer Kürzung der oben genannten Verpflegungspauschalen kommen. Die zwei häufigsten Situationen werden hier erläutert.

Die Pauschalen sind zu kürzen, wenn der Geschäftsreisende während der Dienstreise Verpflegung von seinem Arbeitgeber bekommt. Handelt es sich um ein Frühstück, wird die Verpflegungspauschale um 20 % gekürzt. Für vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mittag- bzw. Abendessen reduziert sich der Pauschalbetrag um jeweils 40 %. Die prozentuale Berechnung erfolgt jeweils vom Pauschalsatz für einen kompletten Dienstreisetag.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer ist im Rahmen seiner Tätigkeit auf einem dreitägigen auswärtigen Seminar. Das Seminar wurde vom Arbeitgeber gebucht und direkt bezahlt. Ein Frühstück für den zweiten und dritten Tag der Dienstreise erhält der Arbeitnehmer im Rahmen des Seminars inklusive. Die restliche Verpflegung übernimmt der Arbeitnehmer selbst. Der Verpflegungsmehraufwand berechnet sich hier wie folgt:

Der Pauschalbetrag von 48 Euro reduziert sich durch das vom Arbeitgeber gestellte Frühstück an Tag 2 und Tag 3 jeweils um 20 %.

Der zweite, in der Praxis relativ häufige, Fall einer Kürzung der Verpflegungspauschale tritt bei einem sogenannten vom Arbeitgeber veranlassten Essen ein. Der Arbeitgeber organisiert und finanziert z.B. ein Essen mit einem Geschäftspartner während einer Geschäftsreise und gibt dem Arbeitnehmer die Weisung im Interesse des Arbeitgebers daran teilzunehmen.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer ist im Rahmen seiner Tätigkeit auf einem dreitägigen auswärtigen Seminar. Am Abend des zweiten Tages hat sein Arbeitgeber ein Geschäftsessen mit einem Kunden in der Nähe des Seminarortes geplant, an dem der Arbeitnehmer teilnehmen soll. Das Geschäftsessen wird vom Arbeitgeber finanziert. Die restliche Verpflegung übernimmt der Arbeitnehmer selbst. Der Verpflegungsmehraufwand berechnet sich hier wie folgt:

Durch das vom Arbeitgeber veranlasste und finanzierte Geschäftsessen reduziert sich die Verpflegungspauschale am zweiten Tag entsprechend der oben genannten Prozentsätze.

Interessante Szenarien zum Verpflegungsmehraufwand aus der Praxis

Die sogenannte Mitternachtsregelung gilt für Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung, bei denen sich die Abwesenheitszeiten auf zwei Kalendertage verteilen. Hier kann ab einer zusammengerechneten Abwesenheit von mehr als acht Stunden der Pauschalbetrag von 12 Euro angesetzt werden. Zugeordnet wird die Verpflegungspauschale zu dem Kalendertag, an dem der Dienstreisende den überwiegenden Teil abwesend ist.

Beispiel:

Ein IT-Berater wird für einen Eilauftrag zu einem Kunden beordert. Er beginnt die Dienstreise um 19 Uhr und löst das vorhandene Problem in der Unternehmenssoftware über Nacht. Die Dienstreise endet am folgenden Tag um 6 Uhr an seiner Wohnung.

Durch die Mitternachtsregelung kann für den zweiten Tag eine Verpflegungspauschale von 12 Euro angesetzt werden, da sich die Gesamtabwesenheit des IT-Beraters auf 11 Stunden aufsummiert und sich der größte Teil auf den zweiten Tag verlagert.

Gemischt veranlasste Reisen sind Dienstreisen verknüpft mit privaten Vergnügungen (z.B. vormittags Schulungen, nachmittags Zeit für Erkundungen der Region und touristische Aktivitäten). Die Verpflegungspauschale wird nur für den dienstlichen Teil der Reise gewährt und ist nach den Verhältnissen zwischen dienstlich und privat anzupassen.

Beispiel:

Die Außendienstmitarbeiter des Unternehmens nehmen an einer Schulungswoche an der Ostsee teil. Diese ist so gegliedert, dass die Mitarbeiter jeweils bis 13 Uhr Schulungen erhalten und die Nachmittage zur Verfügung stehen um die Region zu erkunden.

Da es sich bei dieser Schulungswoche um eine Reise mit dienstlichem und privatem Anteil handelt (50 % zu 50 %) wird auch der Verpflegungsmehraufwand entsprechend diesem Verhältnis angepasst. Die Außendienstmitarbeiter erhalten jeweils nur die Hälfte des Pauschalbetrages pro Tag, da der restliche Teil privates Vergnügen darstellt.

Bei der Kürzung der Verpflegungspauschale ist der tatsächliche Preis der Mahlzeit zu beachten. Sollte das Frühstück im Hotel z.B. nur 4 Euro kosten, werden auch nur 4 Euro anstatt des Pauschalabzugs von 4,80 Euro von der Verpflegungspauschale abgezogen. Ist dagegen das Frühstück teurer als 4,80 Euro bleibt es bei diesem Pauschalabzug, d.h. der Arbeitnehmer wird nicht schlechter gestellt.

Eine eingenommene Mahlzeit an Bord eines Flugzeugs kann ebenfalls zur Kürzung der Verpflegungspauschale führen. Ausschlaggebend dafür ist, ob die servierte Mahlzeit eine vollwertige Mahlzeit ersetzt. Verbreiteter Grundsatz hier ist: Alles was an Bord auf einem Tablett serviert wird, kann als vollwertige Mahlzeit angesehen werden.

Sofern Sie auf einer mehrwöchigen Geschäftsreise unterwegs sind und nur an den Wochentagen arbeiten, wird für die freien Tage am Wochenende (oder auch bei Feiertagen) trotzdem der Verpflegungsmehraufwand erstattet. Grund dafür ist, dass die freien Tage durch die Dienstreise bedingt sind und nicht vermieden werden können.

Ist ein Arbeitnehmer an einem Tag auf mehreren Dienstreisen tätig (z.B. mehrere Einsätze eines Vertriebsmitarbeiters bei verschiedenen Kunden), können die Zeiten der einzelnen Dienstreisen zusammengerechnet werden. Bei einer aufsummierten Abwesenheit von über acht Stunden ist auch hier eine Verpflegungspauschale von 12 Euro anzusetzen.

Zusammengefasst: